El método de los objetivos y los resultados claves

Los OKR trabajan sobre cuatro ejes principales que resultan fundamentales para lograr la  consecución de los objetivos planteados en tiempo y forma, y de esta manera obtener resultados  clave que abonen a la misión que se propone alcanzar la organización. Estas propiedades comunes a cualquier OKR son: (i) concentración/foco; (ii) cooperación; (iii) seguimiento; y (iv) exigencia  (Fig. 5.3). A continuación, se describe detalladamente cada una de ellas. 

Enfocarse en lo objetivos de la organización deportiva 

Las organizaciones que alcanzan un alto rendimiento se caracterizar por especificar qué es lo más importante, y al mismo tiempo se esfuerzan en dejar en claro qué cosas no requieren atención inmediata y pueden ser postergadas. A través de los OKR, los líderes de cada equipo de trabajo dentro de la organización logran gestionar con claridad la toma de decisiones, abandonando el liderazgo intuitivo basado en los resultados y apostando a los objetivos que se propone alcanzar la  institución en el corto, mediano y largo plazo. 

Para establecer los objetivos organizacionales de manera óptima, primero es necesario que los líderes, a través de un pensamiento disciplinado y una importante inversión de tiempo y energía, logren esclarecer qué es lo más importante durante los siguientes meses, o bien durante el próximo semestre o ciclo anual. Las organizaciones exitosas ponen el foco de atención en pocas iniciativas que tienen el potencial de marcar la diferencia, posponiendo aquellas menos urgentes para más adelante. 

Aunque reducir una lista de objetivos supone siempre un reto, se trata de un esfuerzo que merece  mucho la pena. ¿Cómo hacen los líderes para decidir que es más importante? 

La respuesta a esta pregunta es la que permitirá definir la misión de la organización. Los objetivos se basan en la inspiración y la expansión de horizontes. Los resultados clave son terrenales y se fundamentan en datos cualitativos y cuantitativos que permiten evaluar el rendimiento. Por lo  general, suelen proporcionar datos numéricos concretos para calibrar uno o más aspectos (e.g.,porcentaje de asistencia, test de salto, evaluaciones de fuerza y lanzamiento). En otras palabras, los  resultados clave representan los hitos que hay que alcanzar para cumplir con un determinado  objetivo. Cuando un objetivo ha sido planteado de manera correcta, por lo general suele tener entre  tres y cinco resultados clave asociados. Cada resultado clave debe representar un desafío en sí  mismo, es decir, debe demandar un importante esfuerzo y dedicación por parte del equipo de  trabajo, en caso contrario no sería un resultado clave sino más bien una manera de evitar abrir  nuevas puertas y permanecer dentro de la zona de confort.  

Para evitar caer en un desvió del foco de atención de los colaboradores que integran cada grupo  de trabajo, los OKR necesariamente deben procurar: (i) establecer un marco temporal para el  cumplimiento de los objetivos planteados; (ii) ser estratégicos en la gestión de la calidad, a modo de  equilibrar el tiempo invertido con el trabajo realizado; y (iii) deben ser flexibles, es decir, deben ser  creados sabiendo que son sensibles de sufrir adaptaciones, modificaciones o incluso ser  abandonados en cualquier etapa del proyecto. 

Por un lado, al establecer un marco temporal claro se logra aumentar el grado de concentración  y el compromiso de las personas con el objetivo de la organización. Líderes y colaboradores se  esmeran por cumplir con las fechas de entrega, las cuales representan una especie de desafío personal para cada uno de los miembros del equipo de trabajo. En la sociedad actual, la volatilidad del  mercado exige a las organizaciones un mayor grado de celeridad en la ejecución de las tareas y  proyectos, ya que se encuentran compitiendo dentro de un sistema que cambia a ritmo constante.  Es por ello que las compañías suelen recurrir a la implementación de OKRs trimestrales que se  adecuan a los sucesivos cambios y factores externos al entorno de la organización, los cuales ejercen  un importante grado de influencia en la tendencia general del mercado. Al mismo tiempo, los OKR  deben buscar adecuarse al entorno, la cultura y la dinámica empresarial propia de cada organización.  En el caso de organizaciones deportivas, el marco temporal para la diagramación de OKRs se  relaciona puntualmente con los diferentes estadios de la temporada en los que se encuentre el equipo  (pretemporada, temporada regular, postemporada). 

Por otro lado, la calidad busca contrarrestar la ambición asociada a cada OKR, a modo de evitar  sobrepasar un criterio esencial que pueda ocasionar problemas en el futuro. La calidad compite  contra el tiempo, son enemigos íntimos que se enfrentan de manera constante. La clave radica en  lograr encontrar un equilibrio entre ambas variables para lograr la consecución de los objetivos con  resultados clave que sean de calidad y permitan obtener un rendimiento óptimo. Una estrategia para  lograr la calidad deseada consiste en tabular y establecer un índice de calidad para cada resultado  clave que se busca obtener por cada objetivo planteado, exigiendo una calidad promedio por encima  de cierto umbral crítico. Esto se logra fácilmente a través de encuestas de calidad que proporcionan  una importante fuente de datos cualitativos/cuantitativos.  

Finalmente, son flexibles debido a que justamente buscan evitar que lo perfecto sea enemigo de  lo bueno. Los OKR son operaciones en curso por naturaleza, y entonces deben ser capaces de adoptar  un dinamismo y mutar de acuerdo a la evolución del proyecto y las necesidades generales de la  organización. En muchas ocasiones, los OKR apropiados aparecen semanas o meses después de que  se ha establecido el objetivo, es decir, cuando el equipo de trabajo ya se encuentra trabajando  activamente en el desarrollo de ese proyecto. 

El trabajo cooperativo y la transparencia en la organización

Como especie animal, los seres humanos hemos evolucionado de tal manera que actualmente nuestro bienestar y nuestra salud mental depende en gran medida de nuestras relaciones interpersonales, es decir, del grado de conexión que existe con nuestros pares. En el ámbito laboral, mostrar curiosidad por el trabajo que realizan otras personas dentro de la organización es un instinto natural que fomenta el trabajo interdisciplinario, permitiendo realizar un abordaje integral basado en diferentes enfoques y puntos de vista. Esto refuerza los vínculos y conexiones entre líderes, jefes de cada área y colaboradores, y a su vez instala la transparencia en toda la organización.  

A través de los OKR, los colaboradores trabajan de forma cooperativa, y son conscientes de la importancia de su trabajo y el trabajo que realizan sus colegas para el cumplimiento de los objetivos que se propone alcanzar la organización. Este abordaje colaborativo y transparente que caracteriza a los OKR nutre al compromiso de los colaboradores con la misión de la organización. Diversos  estudios han demostrado que cuando los objetivos se hacen públicos existen mayores probabilidades de concretarlos que cuando se establecen en privado (véase Doerr, 2018). Para lograr instalar la transparencia en el ámbito laboral, primero es necesario trabajar en acondicionar las oficinas y salas de trabajo para que funcionen como espacios abiertos de uso común, creando un entorno de libertad y transparencia. En este contexto de transparencia, los miembros de la organización logran establecer una comunicación clara, honesta y sincera que fomenta el intercambio de ideas, la colaboración y el trabajo interdisciplinario, creando un ambiente exponencial que potencia al máximo la productividad al mismo tiempo que permite optimizar el tiempo invertido en cada tarea y provee un menor consumo de recursos. 

La importancia del seguimiento periódico de los objetivos

Algunos estudios sugieren que contar con medidores de avance durante la ejecución de un  proyecto puede ser más motivador que el reconocimiento público o un incentivo económico, incluso puede ser más estimulante que alcanzar el objetivo en sí mismo (Amabile y Cramer, 2011). De allí emerge la importancia de contar con un sistema de OKRs basado en datos medibles. Los OKR impulsan a las revisiones periódicas, a la evaluación de los objetivos y el replanteamiento continuo del curso de acción, todo ello siguiendo un espíritu de responsabilidad en el que no se emiten juicios de valor. 

A diferencia de los objetivos organizacionales convencionales estancados en “establecer” y  “desechar”, los OKR son una especie de “organismos vivos que respiran”. Su ciclo vital se desarrolla en tres fases principales. Por un lado, requieren que las personas que coexisten en el ambiente de trabajo presten atención a los objetivos que se comparten públicamente, a modo de lograr instalar  la transparencia en cada rincón de la organización. Por otro lado, si no existen actualizaciones  periódicas de los diferentes estadios en los que se encuentra cada proyecto, los objetivos pierden  interés y relevancia. Finalmente, es necesario contar con métricas que pongan en evidencia la  importancia del trabajo de los colaboradores en el rendimiento general de la organización y los  resultados obtenidos. Cuando los colaboradores logran validar el impacto de su trabajo en el éxito  de la organización, su grado de compromiso aumenta de manera exponencial. 

Para que un sistema OKR funcione de manera eficiente, el equipo que ha tomado la iniciativa de  implementar este sistema de gestión debe enfocarse en que la organización entera logre adoptar esta  metodología de trabajo, sin excepciones. Una buena estrategia para que todas las personas dentro de  la organización quiebren la inercia y adopten esta dinámica de trabajo es designar uno o más  propulsores de OKRs que inspiren a que cada las área y grupo de trabajo incorpore esta estrategia de  gestión para guiar y coordinar los proyectos, remarcando su importancia para el éxito general de la  organización.  

Los OKR no precisan un seguimiento diario, pero a los fines de evitar su incumplimiento resulta  imperioso realizar evaluaciones periódicas, que pueden ser semanales o quincenales. Como se  mencionó previamente, los OKR son adaptables por naturaleza. A medida que se realiza un  seguimiento y una auditoría de cada OKR, siempre existen cuatro alternativas posibles: (i)  comenzar; (ii) continuar; (iii) actualizar; y (iv) interrumpir/abandonar. Es importante aprender a utilizar de manera eficiente los OKR, dado que estos no son más que una herramienta para  direccionar el curso de acción y optimizar el rendimiento. Siempre que un objetivo o resultado clave  se vuelva obsoleto o se aleje de la misión de la organización, no debe existir presión asociada a  redireccionar o interrumpir la ejecución del proyecto. Los objetivos deben abonar al propósito, por  lo cual hay que evitar volverse esclavo de ellos. 

El rol de la exigencia en la determinación de los objetivos organizacionales 

Uno de los aspectos más importantes de los OKR es que deben ser difíciles de cumplirse al 100%,  pero al mismo tiempo deben buscar equilibrar la ecuación entre la dificultad y la viabilidad, es decir, deben representar un verdadero desafío, pero al mismo tiempo deben plantear metas alcanzables. A mayor grado de dificultad y complejidad para alcanzar un determinado objetivo, más amplio y  contundente es el aprendizaje asociado por quienes trabajan para conseguirlo, y asimismo el rendimiento alcanzado es mayor. Al subir la vara, aumenta el nivel de dificultad, se juega a otro  ritmo, en una liga más competitiva y exigente que inspira a maximizar el rendimiento. Las personas  que trabajan en objetivos complejos logran alcanzar sus metas con mucha menos frecuencia que  aquellos que trabajan con objetivos más fáciles, sin embargo, su rendimiento siempre es mayor  (Locke, 1968). Además de aumentar la productividad, la exigencia despierta la emoción y  motivación por el trabajo, logrando que las personas se involucren completamente con la misión y  el propósito de la organización. Los objetivos complejos y específicos actúan como reto para cada  grupo de trabajo, aumentando el interés de las personas y contribuyen a que cada integrante de la  organización logre concebir al trabajo que realiza día a día como una actividad placentera y  gratificante (Locke y Latham, 2002).  

Los objetivos desafiantes rompen con el esquema de las organizaciones conservadoras. Sin  embargo, al establecer objetivos conservadores se obstaculiza la innovación, lo cual representa un  grave problema en cualquier tipo de organización, dado que se interrumpe la evolución natural  propia del nicho. La innovación es como el aire que respiramos, sin ella no es posible subsistir. Bill  Campbell solía decir: “Si una empresa no continúa innovando morirá, y cuando digo innovar, no me refiero a repetirse, sino a innovar de verdad”. Al plantear objetivos dentro de un sistema de OKR, se  invoca constantemente a la creatividad y la innovación. 

11 puntos claves para la implementación de objetivos y resultados claves

1. Menos es más: Ser selectivo al momento de definir los objetivos a cumplir, emitiendo un  mensaje claro respecto a lo que queremos y a lo que no queremos hacer. Limitar los OKR  a un número entre tres y cinco resultados clave permite poner el foco de atención en lo  más importante. Por lo general, un objetivo no debe estar vinculado a más de cinco  resultados clave.  
2. Plantear los objetivos desde abajo hacia arriba: Cuando todos los objetivos se establecen  desde arriba hacia abajo las personas por lo general no sienten motivación por realizar  su trabajo. Para lograr el compromiso de todo el personal, resulta conveniente estimular  a los individuos que integran los diferentes grupos de trabajo a que tomen la iniciativa de  crear sus propios OKR bajo la supervisión y el asesoramiento de sus directivos. En un  sistema OKR óptimo, los colaboradores son libres de establecer algunos de sus objetivos  y prácticamente todos sus resultados clave. De esta forma, cada individuo es dueño de su  destino, lo cual se traduce en un mayor grado de conciencia y compromiso con la misión  de la organización.  
3.  Flexibilidad: Si las condiciones cambian y un objetivo ya no es práctico o ha perdido  relevancia, los resultados clave pueden modificarse o incluso descartarse a mitad de ciclo. 
4. Perder el miedo al fracaso: El rendimiento suele mejorar sustancialmente cuando todos  se esfuerzan por alcanzar objetivos que están por encima de sus posibilidades inmediatas.  Los OKR ambiciosos producen presión e incomodidad, y por lo general son  inalcanzables. En cambio, los objetivos aspiracionales abren puertas a la exploración de  nuevos desafíos y oportunidades. 
5. Una herramienta, no un arma: Un sistema OKR debe funcionar como indicador del nivel  de productividad de cada persona y grupo de trabajo dentro de la organización. Los OKR marcan el ritmo de trabajo y permiten calibrar y/o modificar el enfoque de acuerdo a las  variaciones en el rendimiento.  
6. Cláusula de tiempo: Un objetivo sin un plazo límite para su cumplimiento no es más que  un sueño. La implementación de OKRs necesariamente debe considerar al tiempo al  momento de establecer los objetivos que se busca alcanzar. 
7.  Ser paciente, ser resolutivo: La instalación de la metodología OKR en el entorno de  cualquier organización requiere de tiempo. Resulta importante confiar en el proceso y  sostener esta dinámica de trabajo durante varios ciclos antes de ponerse a evaluar su  grado de efectividad.  
8. No permitir que lo perfecto sea enemigo de lo bueno: UnOKR puede modificarse o incluso  desecharse en cualquier punto del ciclo. A veces los resultados clave idóneos emergen  semanas o meses después de que se ha establecido el objetivo. 
9. Calidad y Cantidad: Los objetivos suelen ser en cierta manera abstractos o difíciles de  medir. Sin embargo, los resultados clave son prácticos y tangibles, y proporcionan  medidas de calidad y cantidad del trabajo realizado. Resulta importante buscar el  equilibrio entre la cantidad y la calidad mínima requerida para cumplir con cada  objetivo. 
10. Medible y Cuantificable: Los resultados clave eficaces deben ser específicos y  establecerse en un marco temporal. Asimismo, deben ser agresivos y realistas. Pero por  sobre todas las cosas, han de ser medibles y verificables. Un resultado clave se cumple o  no se cumple, no existe un término medio. Al final del plazo estipulado, los responsables  de cada OKR clasifican a los diferentes resultados clave como “alcanzado” o “no  alcanzado”. 
11.  Facilita la medición: No hay nada más importante que la toma de datos para evaluar el  nivel de progreso de cada proyecto. Si no existe una manera tangible y transparente de  medir el cumplimiento de los resultados clave, el OKR puede fracasar.

¿Por qué es importante crear metas corporativas?

Si bien ya se han desarrollado los aspectos básicos de un sistema de OKR, todavía resta  comprender por qué esta metodología es tan eficaz en el mundo de las organizaciones.  

Una historia icónica dentro de los libros de historia de los negocios es la Operación Crush de  Intel. A mediados de los años 70 Intel tenía problemas muy serios, su ventaja competitiva dentro de  su línea principal de chips lógicos y semiconductores estaba desapareciendo debido a la competencia  internacional, y la disrupción dentro del mercado de los microprocesadores por uno de sus  competidores nacionales estaba debilitando su posición competitiva dentro de lo que sus directivos  identifican como la mejor apuesta en tecnología disruptiva del mercado. Para atender a estos  problemas, Andy Grove,en ese momento director operativo de la compañía, citó a los líderes de los  departamentos de producción, R&D, ventas y marketing a una reunión urgente. Allí, Grove explicó  la situación, y escribió en una pizarra blanca un único objetivo: “Establecer al microprocesador 8086  como el microprocesador de mayor desempeño de la familia de 16 bits”. Una semana después, cada  uno de los ejecutivos había creado los objetivos que sus departamentos tendrían que cumplir para  lograr cumplir la meta corporativa. Luego, los líderes de cada área organizaron reuniones con los  gerentes de su equipo de trabajo, explicando detalladamente el objetivo al cual se habían  comprometido a colaborar con Grove, y resaltando la importancia del trabajo de los gerentes en el  diseño de un plan estratégico para lograr cumplir esta meta. Lo único que había cambiado era el  enfoque, el objetivo ya no era individual, sino que dependía del trabajo de todos, era una meta  colectiva.  

Así nacieron los OKR, y ese es su secreto. Los OKR no son más que puentes que conectan  diferentes niveles de la pirámide laboral, estableciendo una meta colectiva que estimula el poder de  participación y fomenta el compromiso de las personas con un propósito común.

Ejemplo de objetivos y resultados claves para organizaciones deportivas

En la tabla se presenta un ejemplo de un OKR elaborado por el Departamento de Sports  Science (SS) para la fase de pretemporada. A grandes rasgos, el objetivo principal del equipo SS  consiste en mejorar el rendimiento individual de los atletas en un período de 7 semanas de trabajo,  lo cual se evaluará mediante 4 resultados clave (KR). A su vez, teniendo en cuenta este OKR general,  cada área específica (Nutrición, Kinesiología y Fuerza & Acondicionamiento) elabora sus propios  OKR para lograr cumplir con la misión general (Tabla 5.2). 

 Ejemplo de un OKR elaborado por el Dpto. de Sports Science (SS). El OKR establece un objetivo común para  todas las áreas de SS. Luego, cada área elabora su propio OKR para cumplir con la misión general. Grupo A: atletas con  > 12 meses en el sistema; Grupo B: atletas con < 12 meses en el sistema. 

Este es un ejemplo de una meta corporativa en donde existe una gran interdependencia entre las  áreas involucradas (Fig. 5.4). Alcanzar el objetivo propuesto dependerá del compromiso mutuo de  todo el equipo de trabajo. Los resultados clave del líder del grupo de trabajo se convierten en los  objetivos de los profesionales responsables de cada área. Los profesionales responsables de cada área  deberán trabajar en conseguir sus resultados clave para cumplir su objetivo y abonar a que el equipo  logre alcanzar la misión. Esta dinámica de trabajo fomenta el compromiso de las personas con la  misión de la organización, y a su vez, otorga valor al trabajo de cada miembro de la organización,  haciendo hincapié en la importancia de encontrar una misión que conecte a las personas y potencie los vínculos interpersonales, estableciendo un engranaje armónico que estimula la coparticipación en todo al grupo de trabajo.